Vertragshinweis: Der konkrete Leistungsumfang, freigeschaltete Module, Preise, Benutzerzahlen und gegebenenfalls abweichende Laufzeiten ergeben sich aus dem individuellen Angebot beziehungsweise Vertrag. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang.
1. Geltungsbereich und Anbieter
1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB“) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der cloudbasierten Hevexo Workforce Platform einschließlich Webinterface, Mitarbeiter-App, Admin-Center, Schnittstellen, Support- und Einrichtungsleistungen.
1.2 Anbieter ist Patrick Jörg Heupt, handelnd unter „Hevexo“, Cordierstr. 16, 60326 Frankfurt am Main, Deutschland, E-Mail: kontakt@hevexo.de („Hevexo“).
1.3 Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern werden nicht geschlossen.
1.4 Geschäftsbedingungen des Kunden gelten nur, wenn Hevexo ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
2. Vertragsunterlagen und Rangfolge
2.1 Bestandteile des Vertrags sind in folgender Rangfolge:
- individuelle Vereinbarungen und das von Hevexo bestätigte Angebot,
- eine vereinbarte Leistungsbeschreibung oder ein Service Level Agreement (SLA),
- der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), soweit dessen Regelungsbereich betroffen ist,
- diese AGB.
2.2 Bei Widersprüchen geht die jeweils höherrangige Regelung vor. Der im Angebot bezeichnete Funktionsumfang ist maßgeblich; Darstellungen auf der Website dienen der allgemeinen Produktinformation.
3. Angebot und Vertragsschluss
3.1 Angaben auf der Website, Produktvorführungen und Demo-Zugänge stellen kein bindendes Angebot dar.
3.2 Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde ein Angebot von Hevexo innerhalb der darin genannten Frist annimmt oder Hevexo eine Bestellung des Kunden ausdrücklich bestätigt beziehungsweise mit der vereinbarten Leistung beginnt.
3.3 Der Kunde sichert zu, dass die für ihn handelnde Person zum Vertragsschluss und zur Einrichtung des Mandanten berechtigt ist.
4. Demo- und Testzugänge
4.1 Demo- und Testzugänge sind, soweit nicht anders vereinbart, unentgeltlich, zeitlich begrenzt, nicht für den dauerhaften Produktivbetrieb bestimmt und können jederzeit beendet werden.
4.2 Der Kunde darf in einen ausdrücklich nur zu Demonstrationszwecken bereitgestellten Zugang keine echten Beschäftigten-, Gesundheits-, Ausweis-, Lohn- oder sonstigen schutzbedürftigen Produktivdaten eingeben, sofern Hevexo die Nutzung mit Echtdaten nicht vorher freigegeben und die erforderliche Auftragsverarbeitung vereinbart hat.
4.3 Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen, Verfügbarkeit, Datensicherung oder Übernahme von Testdaten in einen Produktivzugang besteht nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.
5. Vertragsgegenstand und Leistungen
5.1 Hevexo stellt dem Kunden die vereinbarten Funktionen während der Vertragslaufzeit zur Nutzung über das Internet bereit. Je nach Buchung können hierzu insbesondere Dienstplanung, Tagesplanung, Mitarbeiterverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheits- und HR-Prozesse, Dokumente, Kommunikation, Rollen und Rechte, Auswertungen, Exporte sowie Mandantensteuerung gehören.
5.2 Art und Umfang der Leistung richten sich nach dem Angebot, dem gebuchten Paket, den vereinbarten Modulen und den technischen Produktbeschreibungen. Nicht ausdrücklich vereinbarte Funktionen, individuelle Entwicklungen, Datenmigrationen, Schulungen oder Vor-Ort-Leistungen sind nicht geschuldet.
5.3 Hevexo darf zur Leistungserbringung fachkundige Unterauftragnehmer einsetzen. Die Verantwortlichkeit von Hevexo gegenüber dem Kunden bleibt unberührt.
5.4 Hevexo schuldet die technische Bereitstellung der vereinbarten Softwarefunktionen, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen, personalwirtschaftlichen oder rechtlichen Erfolg.
6. Einrichtung, Datenübernahme und Mitwirkung
6.1 Einrichtungs-, Konfigurations-, Schulungs- und Migrationsleistungen werden nur im vereinbarten Umfang erbracht. Der Kunde stellt erforderliche Informationen, Ansprechpartner, Daten und Entscheidungen rechtzeitig und in geeigneter Form bereit.
6.2 Der Kunde prüft übernommene Stammdaten, Mitarbeiterdaten, Salden, Dienstpläne, Rollen, Berechtigungen und sonstige Konfigurationen vor dem Produktivstart und meldet erkennbare Fehler unverzüglich.
6.3 Verzögerungen oder Mehraufwand, die auf fehlender, verspäteter oder fehlerhafter Mitwirkung des Kunden beruhen, verlängern vereinbarte Fristen angemessen und können nach vorherigem Hinweis gesondert berechnet werden.
7. Nutzungsrechte
7.1 Der Kunde erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die gebuchten Funktionen für eigene betriebliche Zwecke durch die vereinbarte Anzahl berechtigter Nutzer zu verwenden.
7.2 Der Kunde darf die Software insbesondere nicht außerhalb zwingender gesetzlicher Erlaubnisse kopieren, dekompilieren, zurückentwickeln, vermieten, öffentlich zugänglich machen, für Dritte betreiben oder Schutzmechanismen umgehen.
7.3 Hevexo behält sämtliche Rechte an Software, Gestaltung, Dokumentation, Marken, Vorlagen und Weiterentwicklungen. Rechte des Kunden an seinen Daten und Inhalten bleiben unberührt.
8. Benutzerkonten, Rollen und Sicherheit
8.1 Der Kunde verwaltet Benutzerkonten, Rollen und Berechtigungen eigenverantwortlich. Konten sind personenbezogen anzulegen und dürfen nicht von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden, sofern Hevexo nicht ausdrücklich Funktionskonten vorsieht.
8.2 Zugangsdaten sind geheim zu halten und durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu schützen. Ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Nutzer sind unverzüglich zu deaktivieren.
8.3 Der Kunde informiert Hevexo unverzüglich über vermutete unberechtigte Zugriffe, kompromittierte Zugangsdaten, Datenverluste oder sonstige Sicherheitsvorfälle im Zusammenhang mit Hevexo.
8.4 Handlungen, die über ein ordnungsgemäß authentifiziertes Kundenkonto vorgenommen werden, werden dem Kunden zugerechnet, soweit der Kunde die missbräuchliche Nutzung zu vertreten hat.
9. Pflichten und Verantwortungsbereich des Kunden
9.1 Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der von ihm oder seinen Nutzern eingegebenen Daten und Inhalte verantwortlich.
9.2 Der Kunde stellt insbesondere sicher, dass er zur Verarbeitung und Übermittlung von Beschäftigten-, Gesundheits-, Arbeitszeit-, Standort-, Dokumenten- und Kommunikationsdaten berechtigt ist, erforderliche Informationen erteilt und betriebliche Beteiligungsrechte beachtet.
9.3 Der Kunde bleibt für arbeitsrechtliche Entscheidungen, Dienst- und Pausenplanung, Entgeltabrechnung, Zuschläge, Melde- und Aufbewahrungspflichten sowie die Kontrolle von Auswertungen und Exporten verantwortlich. Hevexo erbringt keine Rechts-, Steuer-, Sozialversicherungs- oder Lohnberatung.
9.4 Unzulässig sind insbesondere rechtswidrige Inhalte, Angriffe auf die Plattform, automatisierte Zugriffe außerhalb freigegebener Schnittstellen, Schadsoftware, Sicherheitsumgehungen und Nutzungen, welche Systeme oder andere Kunden beeinträchtigen können.
10. Datenschutz und Auftragsverarbeitung
10.1 Soweit Hevexo personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, sind der Kunde Verantwortlicher und Hevexo Auftragsverarbeiter im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Vor Beginn einer solchen Verarbeitung schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
10.2 Der Kunde ist für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit der Verarbeitung, die Erfüllung von Informationspflichten, die Bearbeitung von Betroffenenrechten und die Erteilung rechtmäßiger Weisungen verantwortlich.
10.3 Hevexo verarbeitet personenbezogene Daten nur nach dokumentierter Weisung des Kunden, soweit keine gesetzliche Verpflichtung eine andere Verarbeitung verlangt. Ergänzende Einzelheiten, insbesondere technische und organisatorische Maßnahmen sowie Unterauftragnehmer, regelt der AVV.
10.4 Die Datenschutzerklärung auf der Website informiert über Verarbeitungen, für die Hevexo selbst verantwortlich ist; sie ersetzt keinen AVV.
11. Verfügbarkeit, Wartung und Störungen
11.1 Hevexo bemüht sich um eine hohe und stabile Verfügbarkeit. Eine bestimmte Mindestverfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich in einem SLA oder Angebot vereinbart wurde.
11.2 Vorübergehende Einschränkungen können insbesondere durch Wartung, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung, höhere Gewalt, Störungen von Telekommunikationsnetzen, Energieversorgung, App-Stores, Schnittstellen oder sonstigen Leistungen Dritter entstehen.
11.3 Planbare Wartungen, die voraussichtlich zu erheblichen Einschränkungen führen, werden nach Möglichkeit vorab angekündigt. Dringende Sicherheits- und Entstörungsmaßnahmen dürfen ohne Vorankündigung durchgeführt werden.
11.4 Der Kunde meldet Störungen mit einer möglichst genauen Beschreibung, Zeitpunkt, betroffenem Mandanten, Nutzer und geeigneten Nachweisen. Er unterstützt Hevexo bei der Eingrenzung, soweit dies zumutbar ist.
12. Produktänderungen und externe Dienste
12.1 Hevexo darf Funktionen ändern, weiterentwickeln, ersetzen oder an technische und rechtliche Anforderungen anpassen, soweit der vereinbarte Vertragszweck und wesentliche Leistungsumfang erhalten bleiben und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.
12.2 Wesentliche nachteilige Änderungen werden rechtzeitig angekündigt. Beeinträchtigt eine solche Änderung den vereinbarten Vertragszweck erheblich, kann der Kunde den betroffenen Vertragsteil zum Änderungszeitpunkt außerordentlich kündigen, sofern Hevexo keine gleichwertige Lösung anbietet.
12.3 Optionale Dienste Dritter, etwa Google Kalender, E-Mail-Dienste, Karten-, Push- oder App-Store-Dienste, können zusätzlichen Bedingungen des jeweiligen Anbieters unterliegen. Hevexo haftet nicht für Änderungen oder Ausfälle außerhalb des eigenen Einflussbereichs, wird jedoch zumutbare Maßnahmen zur Wiederherstellung oder Bereitstellung einer Alternative ergreifen.
13. Vergütung, Abrechnung und Zahlungsverzug
13.1 Preise, Abrechnungsintervalle, Einrichtungsgebühren, Nutzer- oder Modulgrenzen ergeben sich aus dem Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.
13.2 Wiederkehrende Entgelte werden, sofern im Angebot nicht anders geregelt, für das jeweilige Abrechnungsintervall im Voraus berechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang ohne Abzug fällig.
13.3 Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugszinsen und Verzugspauschalen. Hevexo kann nach Mahnung und angemessener Nachfrist den Zugang vorübergehend sperren, wenn der Kunde auf die bevorstehende Sperrung hingewiesen wurde und keine berechtigten Einwendungen gegen die Forderung bestehen. Die Zahlungspflicht bleibt bestehen; der Zugriff wird nach Ausgleich der fälligen Beträge zeitnah wiederhergestellt.
13.4 Aufrechnungs- und Zurückbehaltungsrechte stehen dem Kunden nur mit unbestrittenen, rechtskräftig festgestellten oder aus demselben Vertragsverhältnis stammenden Ansprüchen zu.
14. Preisanpassungen
14.1 Hevexo kann wiederkehrende Entgelte erstmals nach Ablauf der vereinbarten Mindestlaufzeit und danach höchstens einmal innerhalb von zwölf Monaten an nachweisbare Änderungen der Kosten für Hosting, Infrastruktur, Sicherheit, Personal, Support, Lizenzen oder gesetzliche Anforderungen anpassen.
14.2 Eine Preisanpassung wird mindestens acht Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform angekündigt und in ihren wesentlichen Gründen erläutert. Kostensenkungen werden nach denselben Maßstäben berücksichtigt.
14.3 Übersteigt die Erhöhung acht Prozent des zuletzt geltenden wiederkehrenden Entgelts, kann der Kunde den betroffenen Vertrag bis zum Wirksamwerden der Erhöhung mit Wirkung zu diesem Zeitpunkt kündigen. Eine Erhöhung wegen einer Änderung der Umsatzsteuer bleibt bei dieser Grenze außer Betracht.
15. Support
15.1 Supportkanäle, Servicezeiten, Reaktionszeiten und enthaltene Leistungen richten sich nach Angebot, Paket oder SLA. Ohne besondere Vereinbarung erfolgt Support über die von Hevexo bereitgestellten Kontaktwege während der üblichen Geschäftszeiten, ohne garantierte Reaktions- oder Lösungszeit.
15.2 Nicht im laufenden Entgelt enthalten sind insbesondere Schulungen, Datenbereinigungen, kundenspezifische Konfigurationen, Wiederherstellungen aufgrund von Kundenfehlern und Vor-Ort-Leistungen, sofern sie nicht ausdrücklich vereinbart wurden.
16. Mängel und Gewährleistung
16.1 Der Kunde meldet reproduzierbare Mängel unverzüglich und beschreibt deren Auswirkungen. Hevexo wird berechtigte Mängel innerhalb angemessener Frist durch Fehlerbehebung, Update oder eine zumutbare Umgehungslösung beseitigen.
16.2 Ansprüche bestehen nicht, soweit eine Störung durch nicht freigegebene Änderungen, ungeeignete Geräte oder Browser, fehlende Updates, fehlerhafte Bedienung, kundenseitige Systeme oder Dienste Dritter verursacht wurde und Hevexo dies nicht zu vertreten hat.
16.3 Das Recht zur Minderung oder außerordentlichen Kündigung wegen eines Mangels setzt grundsätzlich voraus, dass Hevexo Gelegenheit zur Nacherfüllung erhalten hat, soweit diese nicht unzumutbar oder fehlgeschlagen ist.
17. Haftung
17.1 Hevexo haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer übernommenen Garantie sowie in Fällen zwingender gesetzlicher Haftung.
17.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Vertragsdurchführung erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
17.3 In den Fällen von Ziffer 17.2 ist die Haftung je Schadensereignis auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlten Nettoentgelte begrenzt, insgesamt jedoch höchstens auf das Zweifache dieses Betrags pro Vertragsjahr. Diese Begrenzung gilt nicht, wenn der vorhersehbare vertragstypische Schaden typischerweise höher ist.
17.4 Im Übrigen ist die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten von Mitarbeitern, Vertretern und Erfüllungsgehilfen von Hevexo.
17.5 Der Kunde ist für zumutbare eigene Sicherungs- und Kontrollmaßnahmen verantwortlich, insbesondere die Prüfung wichtiger Exporte und Abrechnungsgrundlagen vor deren Verwendung. Eine Haftung für Datenverlust ist bei leichter Fahrlässigkeit auf den typischen Wiederherstellungsaufwand begrenzt, der bei angemessener Mitwirkung und Sicherung zu erwarten ist.
18. Laufzeit und Kündigung
18.1 Die Vertragslaufzeit und ordentliche Kündigungsfrist ergeben sich vorrangig aus dem Angebot.
18.2 Ist eine monatliche Abrechnung ohne feste Mindestlaufzeit vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats gekündigt werden.
18.3 Ist eine Jahreslaufzeit vereinbart, beträgt die Mindestlaufzeit zwölf Monate. Der Vertrag verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit gekündigt wird.
18.4 Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für Hevexo liegt insbesondere vor, wenn der Kunde die Plattform trotz Abmahnung erheblich rechtswidrig nutzt, Sicherheitsmaßnahmen umgeht oder mit wesentlichen Zahlungen trotz Mahnung und angemessener Nachfrist in Verzug bleibt.
18.5 Kündigungen bedürfen mindestens der Textform, beispielsweise per E-Mail. Der Kunde muss Firma, Mandant und Vertrag eindeutig bezeichnen.
19. Datenexport, Rückgabe und Löschung
19.1 Der Kunde ist verpflichtet, vor Vertragsende die für ihn erforderlichen Daten über die bereitgestellten Exportfunktionen zu sichern. Soweit vereinbart oder technisch verfügbar, unterstützt Hevexo einen zusätzlichen Export in einem gängigen maschinenlesbaren Format gegen gesonderte Vergütung, sofern der Aufwand nicht vom gebuchten Paket umfasst ist.
19.2 Nach Vertragsende wird der Produktivzugang deaktiviert. Der Kunde kann bis 30 Tage nach Vertragsende die Bereitstellung eines vereinbarten Datenexports verlangen, soweit die Daten noch vorhanden sind und keine gesetzlichen oder sicherheitsbedingten Gründe entgegenstehen.
19.3 Nach Ablauf der Exportfrist löscht oder anonymisiert Hevexo die Kundendaten nach Maßgabe des AVV und des Löschkonzepts. Daten können in technisch geschützten Sicherungskopien bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung verbleiben und dürfen währenddessen nur zur Wiederherstellung, Sicherheit oder aufgrund gesetzlicher Pflichten verarbeitet werden.
19.4 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und berechtigte Nachweise über Vertrags- und Abrechnungsvorgänge bleiben unberührt.
20. Vertraulichkeit
20.1 Beide Parteien behandeln nicht offenkundige kaufmännische, technische und betriebliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragsdurchführung.
20.2 Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich bereits bekannt waren, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden, ohne Vertragsverletzung öffentlich bekannt sind oder aufgrund Gesetzes beziehungsweise behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offengelegt werden müssen.
20.3 Gesetzliche Geheimhaltungs- und Datenschutzpflichten bleiben unberührt. Die Vertraulichkeitspflicht gilt für drei Jahre nach Vertragsende fort; für Geschäftsgeheimnisse solange, wie die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
21. Höhere Gewalt
Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Ausfälle, die durch außerhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegende Ereignisse verursacht werden, insbesondere Naturereignisse, Krieg, behördliche Maßnahmen, großflächige Ausfälle von Energie- oder Telekommunikationsnetzen, Arbeitskämpfe oder erhebliche Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen. Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich und bemüht sich, die Auswirkungen zu begrenzen.
22. Änderungen dieser AGB
22.1 Hevexo kann diese AGB für bestehende Dauerschuldverhältnisse ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere eine Änderung von Gesetzen, Rechtsprechung, technischen Abläufen oder Sicherheitsanforderungen, und das vertragliche Gleichgewicht nicht unangemessen zulasten des Kunden verschoben wird.
22.2 Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Berühren sie wesentliche Rechte oder Pflichten des Kunden nachteilig, kann der Kunde den Vertrag bis zum Wirksamwerden der Änderung zu diesem Zeitpunkt kündigen. Auf dieses Recht wird in der Änderungsmitteilung hingewiesen. Schweigen gilt nicht als Zustimmung.
23. Schlussbestimmungen
23.1 Rechte und Pflichten aus dem Vertrag dürfen nur mit vorheriger Zustimmung der anderen Partei übertragen werden. Die Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden. Hevexo darf den Vertrag auf einen Rechtsnachfolger übertragen, der die wesentlichen Vertragspflichten übernimmt; der Kunde wird vorher informiert und kann bei berechtigten Interessen widersprechen.
23.2 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
23.3 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag Frankfurt am Main. Gesetzlich zwingende Gerichtsstände bleiben unberührt.
23.4 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sollen in Textform dokumentiert werden. Individuelle Abreden bleiben unabhängig von ihrer Form vorrangig.
23.5 Sollten einzelne Bestimmungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.
24. Kontakt
Vertragliche Mitteilungen und Fragen zu diesen AGB können an kontakt@hevexo.de gerichtet werden. Vollständige Anbieterangaben enthält das Impressum.